A comunicação em tempo real se tornou o novo normal. De um lado, ganhamos agilidade, mas, do outro, perdemos rastreabilidade. A multicanalidade — esse hábito de usar WhatsApp, e-mail, Teams, documentos soltos no Drive e mais uma lista infinita de caminhos paralelos — cria uma falsa sensação de eficiência. Mas basta uma investigação interna, uma mudança de liderança ou a necessidade de auditar processos para perceber o tamanho do perigo.
A verdade é que, para muitas empresas, está tudo descentralizado, sem histórico unificado e, pior, fora do alcance das áreas que deveriam garantir compliance.
E isso importa mais do que muita gente pensa. Compliance não é sobre burocracia. É sobre confiança, seja para clientes, investidores, parcerias ou para a sociedade como um todo. No dia a dia, é fácil esquecer do impacto que cada registro tem, mas a cobrança sempre chega em algum momento. Não sempre de forma negativa, aliás! Às vezes uma grande oportunidade, como um M&A, por exemplo, é perdido por esse tipo de problema.
Já vi empresas excelentes, com lideranças atentas e áreas competentes, tropeçarem feio por conta disso. Um documento enviado no canal errado, uma orientação mal compreendida em uma reunião informal, uma decisão tomada sem registro oficial… Parecem erros pequenos, mas carregam pesos jurídicos e até reputacionais para a organização.
O desafio da comunicação multicanal é que ela fragmenta responsabilidades. Quando algo dá errado, fica difícil identificar de onde partiu a informação ou por que determinada decisão foi tomada. E sem processos definidos e registros claros, não há como proteger a empresa, nem seus profissionais.
A solução passa por centralização e intenção. Não se trata de proibir canais alternativos, mas de definir critérios claros sobre o que deve acontecer em cada espaço. A comunicação oficial precisa estar concentrada, documentada e acessível para quem de fato responde pela estratégia da empresa. Isso inclui registros de decisões, políticas, aprovações e trocas que impactam o negócio, tudo em um ambiente pensado para esse fim.
É por isso que costumo dizer que compliance não se faz só com regras, mas com estrutura. Um sistema de comunicação interna bem desenhado, por exemplo, pode ser o espaço central de referência. Ele permite que as equipes acessem as informações corretas e tenham visibilidade do que está sendo feito, de forma auditável e segura. Não é à toa que tantas empresas estão revendo sua arquitetura digital interna.
No fim, compliance é uma prática diária, não um esforço pontual. É preciso dar às pessoas ferramentas para acertar. Quando isso acontece, a governança nem é tão difícil quanto parece; apenas se torna parte da cultura. Uma cultura que garante, além de produtividade, a sustentabilidade da empresa. Isso, não há preço que pague.
